Bij het omzetten van personenlijst in Exel file wordt de datum van overlijden als een berekening aanzien aangezien Aldfaer hiervoor een + teken plaatst. Hoe kan ik toch de juiste datum in de Exel file krijgen, in plaats van een getal met veel cijfers na de komma? Ik gebruik Exel 2007.

In Excel de kolom selecteren en dan kiezen voor Data, Tekst omzetten naar kolommen, keuze Tekst.

Waarschijnlijk worden de ovl.datums dan voorafgegaan door een '='-teken maar die is mbv zoek/vervang weer om te zetten naar een '+'-teken.

mvg
Carel.

Afgezien dat Excel "oude" data niet als datum herkent.
De oudste datum die door Excel 2007 herkent wordt is 1.1.1900.
Data daarvoor worden zowiezo als tekst vertaald.

In de Bonus rapporten komt dit euvel niet voor omdat het sjabloon Exporteren-->Personenlijst naar Excel de datum in aparte kolommen zet, dus ca ; dd; mm; yyyy
en kun je dus naar hartelust sorteren.

Han,
In versies van Excel vóór versie 2007 kan je maximaal op 3 kolommen sorteren. Dan is met de kolommen dd, mm de capaciteit uitgeput.
Met data in 1 kolom als tekst behoudt je daarnaast 2 kolommen sorteerbaar.

Sedert een jaar of twee zet ik Aldfaer bestanden om via de personenlijst naar een Excel document om die daarna in te voeren in een Access databank. Dit voor het Nationaal Centrum voor Familiekunde te Merksem.
Het is een lange ingewikkelde procedure die nauwgezet moet gevolgd worden. Een ontwerptekst maken die duidelijk is, was niet zo eenvoudig vandaar de late reactie.
Ik hoop dan ook dat ik jou hiermee geholpen heb.

Hoe zet ik een personenlijst van Aldfaer om naar een Excel document en worden de rekenkundige tekens uitgeschakeld.

1) ga naar de personenlijst in Aldfaer
2) selecteer de kolommen in de personenlijst (op de gebruikelijke manier – rechter muisklik in de veldnaamrij van de personenlijst en vinkje plaatsen)
3) kolom aanduiden waarop je wil selecteren
4) klik op het icoon groep bovenaan (vier blauwe ruitjes)
5) klik op: selecteer alle personen
6) klik op het gele icoon overzicht (afhankelijk van de grote van het bestand en de snelheid (geheugen) van je computer, kan het zijn dat je hier wel enige tijd geduld moet hebben)
7) ga in de personenlijst staan
8) alles selecteren (Ctrl +a)
9) klik met de rechtermuis op kopiëren
10) open een nieuw Word document in afdrukstand liggend (landscape)
11) pas eventueel de marges aan op bijvoorbeeld 1 cm, om alle kolommen op uw blad te krijgen
12) klik met de rechtermuis in dit blanco Word document en vervolgens op plakken. De personenlijst wordt nu in dit document geplakt. Je krijgt nu een Word document in tabellen (ook hier moet je geduld hebben om de resultaten te zien, soms echt lang, afhankelijk van de grote van het bestand en de snelheid (geheugen) van je computer).
13) sla dit Word document op “opslaan als …” ,onder een zelf gekozen naam en plaats
14) sluit nu alle documenten af (Word en Aldfaer). Doe dit om het geheugen leeg te maken.
15) open het zo net gemaakte Word document opnieuw
16) verwijder (delete) de 1ste regel “Personenlijst …... (met naam van het bestand)”
17) verwijder (delete) de laatste regel “Gegenereerd met Aldfaer versie …”, zodat je enkel nog de tabel overhoud met de gewenste gegevens.
18) klik op opslaan
19) ga terug helemaal naar boven in het document, naar de eerste rij met kolomnamen. Vervang hier één voor één het teken / door een – (bij geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum en overlijdensplaats). Afhankelijk van de grote van het bestand en de snelheid (geheugen) van je computer, kan het zijn dat je hier wel enige tijd geduld moet hebben. Het document moet zich helemaal aanpassen.
20) document opslaan
21) verwijder (delete) de kolommen die je niet nodig hebt. Bv: uitzoeken, gewijzigd op…. Boven de kolom klikken. Kolom wordt zwart. Met rechtermuis in zwarte kolom klikken en dan op kolom verwijderen (delete).
22) nu het overbodige materiaal (kolommen) weg is, alles terug opslaan.
23) alles zou nu mooi in beeld moeten staan. Ga nu terug helemaal naar boven in het document en zet uw aanwijzer in de eerste cel bovenaan links
24) nu met de linkermuis boven in de menubalk klikken op:
a) bewerken
b) dan op vervangen
c) in het vak “zoeken naar” zet je *
d) in het vak “vervangen”, zet je de muisaanwijzer en klik je links
e) klik dan op vervangen en nog eens op vervangen en je zal zien dat in de kolommen geboorteplaats en geboortedatum de * één voor één weg gaan. Klik je op alles vervangen dan worden in het hele document, in één keer, alle * weggedaan. Even geduld. De computer geeft aan hoeveel * (items) hij vervangen heeft.
f) sluit “zoeken en vervangen” en sla het document opnieuw op.
25) herhaal deze bewerkingen (punt 23 en 24) nu ook voor de + van de overlijdensdatum en overlijdensplaats. Sla het document telkens op om het geheugen vrij te maken (dit is echt nodig voor de grote bestanden)
26) doe dit nog een keer voor de / in de datums. Maar hier vervang je de / door een . (punt) in het tekstvak “zoeken naar en vervangen door” te zetten. Niet vergeten op te slaan.
27) als je dit tot een goed einde gebracht hebt, ga je in het Word document helemaal onderaan in de laatste cel (rechts) staan. Klik in de cel zodat de muisaanwijzer daar staat. OPGELET: niet buiten de kolommen gaan staan, anders zal de bewerking mislukken.
28) linkermuis indrukken en naar links boven slepen (Ctrl+ a, zal niet lukken, selecteert ook buiten de kolommen). Als alle tekst geselecteerd is, los laten. De tekst is nu zwart.
29) klik met de rechtermuis in de tabel en vervolgens op kopiëren
30) open een nieuw blanco Excel document
31) met de rechtermuis klikken in cel A1 en vervolgens op plakken (nu geduld hebben voor de grote bestanden, heeft bij mij al eens 50 minuten geduurd voor het hele document (30.000 namen) geplakt was. Indien de computer aangeeft dat er onvoldoende geheugen is, kan je de bestanden ook in twee of meerdere keren plakken)
32) sla dit Excel document op, “opslaan als …”, onder een zelf gekozen naam en plaats
33) alles afsluiten om geheugen vrij te maken
34) het nieuwe Excel document opnieuw open en de laatste bewerkingen uitvoeren
35) alles selecteren Ctrl+a
in de menubalk bovenaan:
· opmaak
· celeigenschappen
· getal: -standaard
· uitlijning: - standaard en boven - vinkje weg voor terugloop en cellen samenvoegen
· lettertype kiezen - klikken op ok
in de menubalk bovenaan:
· opmaak
· kolom: - autoaanpassen aan selectie
· rij: - autoaanpassen
36) dan opslaan en zou het document moeten klaar zijn volgens uw wensen

OPGELET:
In het Excel document zul je opmerken dat bij personen die meermaals gehuwd zijn op de volgende rij een aantal gegevens niet herhaald worden. Zoals achternaam, voornaam, geboortedatum en plaats, overlijdensdatum en plaats. Dit moet je oplossen met kopiëren en plakken

Vriendelijke groeten en succes,

Georges Lathouwers

George,
dank u wel voor de zeer uitvoerige beschrijving van alle stappen die doorlopen moeten worden om de personenlijst om te zetten naar Excel en uiteindelijk daar met een aantal vervang-instructies de gewenste lijst krijgt.

Ik neem aan dat u de Bonus rapporten niet kent; zo ja, dan moet u toch eens het sjabloon Bonus rapporten-->Exporteren-->Personenlijst naar Excel proberen. Dat sjabloon geeft een selectiemogelijkheid om naast de persoonslijst meerdere gegevens over te hevelen.
Mijn volledige bestand van 18.000 personen is binnen 2 minuten over naar Excel, zonder tussenkomst van Word.

Han,

De bonus rapporten kende ik inderdaad niet. Ik heb enkele pogingen ondernomen om ze nu beter te leren. Het begint te lukken.
Bedankt,

Georges Lathouwers

Ik heb nog geen Excel 2007.
Op hoeveel kolommen kun je daar sorteren?

Ik zal het ontwerp gaan wijzigen zodat naast de 3 extra kolommen dag;maand;jaar 1 kolom komt die de samenvoeging heeft als "N-YYYY-MM-DD" . de "N-" moet Excel dan misleiden dat het een tekstkolom is.
Daardoor zou je dan zowel op tekst naam en datum kunnen sorteren.