Inmiddels heb ik zo'n 2200 personen in mijn stamboom ingevoerd en wil ik gaan beginnen met het koppelen van de (nog in te scannen) kopieën van (geboorte-,trouw-,overlijdens)aktes,foto's etc. Nu vroeg ik me af hoe ik de naamgeving/opslag van deze bestanden het beste kan aanpakken, zodat ik ze straks ook weer makkelijk en snel aan de juiste persoon in Adfaer kan koppelen.

Mijn overwegingen:
1 naamgeving: achternaam_voornamen_gebjaar-sterfjaar_aktesoort.jpg Dan krijg ik alles van 1 persoon bij elkaar te staan, maar moeilijk sorteren als iemand bijvoorbeeld alleen geboorteaktes wil hebben.

2 nummer.jpg, splitsen over verschillende directories voor geboorteakte, trouwakte, etc. Maar dan weet je niet meteen over welke persoon het gaat. Je moet het bestand dan eerst openen.

Hoe om te gaan met groeps(familie)foto's? Hoe weet je wie de personen zijn en hoe geef je aan bij een persoon wie hij/zij op de foto is?

Zijn er mensen die nuttige tips hebben mbt een handige naamgeving en/of opslag van de digitale bestanden? Op naam, jaar, ...?

Gezien de enorme berg (kopien van) aktes wil ik graag meteen een systeem dat overzichtelijk is. Zulke hoeveelheden wil je niet vaak per file hernoemen. Alvast heel erg bedankt voor het meedenken.

LS,
ooit een tip gehad van iemand (hartelijk dank daarvoor):
achternaam_geboortejaar_voornaam_omschrijving van het document
jansen_1905_pieter_klaas_trouwfoto_1925
van diezelfde tipgever:
map materiaal
en daaronder de mappen a, b, c t/m z. Dus die jansen komt in mapje j.
Werkt erg prettig en alles is makkelijk terug te vinden.

Ik heb het volgende systeem:
ieder persoon heeft in het codeveld een eigen unieke code bestaande uit de eerste 4 letters van de geboortenaam gevolgd door vier cijfers. Via een bonusrapport controleer ik of het nummer nog wel uniek is
Mijn eigen kode is bijvoorbeeld KORT0004.

Voor het materiaal beslist geen achternamen voornamen o.i.d. gebruiken want een wijziging in de naam in Aldfaer kan dan ook weer voor verwarringen zorgen en op een website neemt het relatief veel gebruik van ruimte. Bovendien betekent een jaartal extra onderhoud aan het materiaal als je de datum bv eerst niet weet en later wel!

Het materiaal geef ik namen
1. KORT0004_1.jpg is fotomateriaal (_1 ; _2 enz)
2. KORT0004_GB.xxx is een geboorteakte
3. KORT0004_BH.xxx is een huwelijksakte, de tweede akte is KORT0004_2_BH.xxx
4. KORT0004_OV.xxx is een overlijdensakte
enz.

Als mappenstructuur heb ik (een beetje verkort)
In de Aldfaer materiaal verwijs ik naar de map Materiaal.
Deze map heeft submappen:
Materiaal\foto
Materiaal\GB
Materiaal\OV
Materiaal\BH
enz

In dit systeem heb je dus geen directe persoonsherkenning; alleen via de kode (KORT0004) kun je de persoon opzoeken. Deze kode wijzigt nooit.

In de Bonus rapporten zitten een paar sjablonen waarmee je ook materiaal kunt beheren.

Mijn bestand is ca 16.000 personen en aan materiaal ca 4.000 jpg, doc, pdf enz.

Arend en Han, bedankt voor de snelle reacties!

Daar zit idd wel wat in ja om geen jaartallen te gebruiken omdat je ze wellicht niet altijd weet. Dmv voorbeeld Kort0004, je kunt wel snel alle aktes van betreffende persoon vinden en dat is al heel wat.

Vond zelf mijn bedachte bestandsnamen (naam, voornamen, gebjr etc) wel heel erg lang worden (los van het vele typewerk) en weet niet of dat problemen zou kunnen veroorzaken in de toekomst bij gebruik met andere toepassingen (web-pagina of wie weet wat we in de toekomst gaan doen).

Ben er nog niet helemaal uit, maar heb in ieder geval weer stof tot nadenken. Andere suggesties blijven uiteraard welkom!

groet,
Dionne

Een opmerking over gebruikt van websites e.d gebruik in de bestandsnamen geen hoofdletters en geen spaties.

Met groet,

Meije

LS, een kleine aanvulling op de spaties en hoofdletters, in Windows zijn de volgende tekens niet toegestaan in een bestandsnaam: \ / ? : * " > < |

De codering (filebenaming) van mijn materiaal is als volgt:

<1>-<2>-<3>-<4>-<5>_Omschrijving
Benaming begint altijd met de stamnummers <1> en <2>.
Daarachter moet worden toegevoegd wat aangegeven staat bij de stramienmogelijkheden hierna.

Vier mogelijke stramiens:
a) <1>-<2*>-<3*>-<5*>_Omschrijving
Eenmalig item van persoonlijke gebeurtenis (geboorte, etc)
b) <1>-<2*>-<3*>-<4>-<5*>_Omschrijving
Meermalig persoonlijk item (persoonlijke foto's, aktes). In geval van gezinsfoto's geldt voor <2> en <3> het gezinshoofd.
c) <1>-<2x>-<3x>-<4>-<5*>_Omschrijving
Meermalige relationele gebeurtenis (trouwen/verloven)
d) <1>-<2#>-<4>-<5>_Omschrijving
Meermalig *on*persoonlijk item (groepsfoto's, etc.)

Alvast wat voorbeelden van het stramien wat goed in Windows (oplopend) sorteert:
(a) AG-KLNJ-19500229_Jan Klaassen
(b) FP-KLNJ-19500229-2002xxxx_Jan in de boom
(c) AT-KLNJ-19500229-19780812_Huwelijk Jan Klaassen & Katrijn Jansen
(d) FG-KLN#-xxxxx000_Familie Klaassen op weiland

--- < 1 > ---

<1> Documentcodes -- met daarvoor tussen () bijbehorend stramien:
A -- Akte
(b) AA - Algemene/Overige-
(a) AD - Doop-
(a) AG - Geboorte-
(b) AH - Hypotheek-
(a) AO - Overlijdens-
(b) AN - Notarieel
(c) AT - Trouw-
(b) AV - Voogdij-

B -- Boek
(d) BA - Algemeen/Overige-
(a) BP - Paspoort
(c) BT - Trouw-
(a) BM - Mil. dienst-

F -- Foto
(d) FA - Algemene/Overige-
(b/d) FG - Groeps-
(d) FO - Onroerend Goed-
(b) FP - Persoonlijke
(d) FS - Satelliet- (Google Earth)
(c) FT - Trouw-
(b) FZ - Zerk-

K -- Kaart
(d) KA - Algemene/Overige-
(a) KB - Bidprentje
(a) KD - Doop-
(a) KG - Geboorte-
(d) KL - Land-
(c) KT - Trouw-
(a) KR - Rouw-
(c) KV - Verlovings-

M -- Media
(b) MK - Krantenknipsel
(b/d) MM - Mail
(b) MR - Rouwadvertentie

T -- Tekst
(d) TA - Algemene/Overige-
(b) TP - Persoonlijke-

--- < 2 > ---

<2*> Naaminitialen;
Format:
<1e twee letters+laatste letter van familienaam zonder tussenvoegsel><1e letter van de eerste voornaam>:
#### - Algemeen
JANJ - Jansen, Jan
STNT - Van Strijen, Trijntje
GOLE - Gorsel, Elisabeth
NALP - Nagtegaal, Pietje
DIKN - Van Dijk, Neeltje Maria
KONE - Kooiman, Elisabet

<2x> Initialen mannelijke partner Zie <2*> voor format.

<2#> Familieaanduiding van de groep
<1e twee letters><laatste letter> van familienaam zonder tussenvoegsel>#

--- < 3 > ---

<3*> <Geboortedatum persoon>
Als jaar, maand en/of dag niet bekend zijn dan deze vervangen door 'xxxx'.

<3x> <Trouw/verlovingsdatum>
Als de maand en/of dag niet bekend zijn dan deze vervangen door 'xxxx'.

--- < 4 > ---

<4> Documentvolgnummer
IF documentdatum bekend is THEN
<jjjjmmdd>
ELSEIF Maand/dag onbekend THEN
<jjjjxxxx>
ELSEIF Maand onbekend THEN
<jjjjxxdd>
ELSEIF Dag onbekend THEN
<jjjjmmxx>
ELSE
Volgnummer met format 'xxxxx000'
END IF

--- < 5 > ---

<5> Volgnummer (3 digits), beginnend bij 000

<5*> IF <3>OR<4>== datum AND <1> t/m <3>OR<4> zijn in meerdere bestanden identiek THEN
<5>
ELSE
Niets invullen
END IF

Henk, dat is behoorlijk uitgebreid! Nog een vraagje: het komt natuurlijk voor dat je bestand meerdere personen kent met dezelfde achternaam en met dezelfde 1e voornaam. Hou je die dan uit elkaar door de geboortedatum die erachter staat of waaraan herken je deze verschillende personen?

Ja Dionne, via de geboortedatum. Het zou namelijk wel heel toevallig zijn als er 2 personen in je stamboom zitten met dezelfde naam én dezelfde geboortedatum. Mocht dat toch zo zijn dan kan je onderscheid maken door achter de '_' een specifieke omschrijving te plaatsen.
Dus, wil je bijv. alle materiaal van 'Jan Klaassen' vinden dan doe ik dat via 'Zoeken' in de Windows-Verkenner met de term ??-KLNJ-19500229-*. Die zoekt dan door alle materiaal-mappen, waarvan ik overigens was ik vergeten de structuur te vermelden. De onderverdeling van mappen is bij mij per familie en documentsoort. Ter illustratie:

Materiaal
--###+_Algemeen
--STN+_Van Strijen
----STN-FG-Van Strijen-Foto's Groepen
----STN-FO-Van Strijen_Foto's Onroerend Goed
----STN-FP-Van Strijen_Foto's Personen
--NAL+_Nagtegaal
--COL+_Corsel
----COL-KR_Rouwkaarten
--etc.

Om te weten wie wie is op een groepsfoto zet je de namen onder de foto en sla die op als een gehele Jpg. Dat gaat in de meeste fotoprogram, een witte streep onder de foto zetten door uitwijden daar de tekst inschrijven en het geheel opslaan. Dan zie je overal en altijd de namen bij de personen! Alternatief kan je de namen op de personen schrijven en een kopie met en zonder namen opslaan! Mvg Wim

Alle tips hierboven kun je volgen.
Bedenk, dat een grote partij namen ALTIJD onoverzichtelijk is.
Sorteer dus in mappen met herkenbare namen.
En maak de namen niet te lang.
Het voordeel van het gebruik van mappen is, dat je snel kunt herschikken, mocht de eerste sortering niet bevallen.
Je kunt zelfs een mapstructuur aanbrengen.
Persoonlijk kies ik voor familienamen als top, en daaronder evt de soort documenten die je hebt, en vervolgens in de naam van het bestand de persoon of de gebeurtenis, die het betreft.
Het voordeel van groeperen per familie is, dat het makkelijker koppelt in Aldfaer (je hoeft minder te browsen).
Er zit wel een eigenaardigheidje in de sjablonen, nl dat als meerdere bestanden dezelfde filenaam hebben, ondanks dat ze in verschillende mappen zitten, bij een uitdraai (rapport) elkaar overschrijven. Dat is m.i. een bug, waarmee je niet meer rekening hoef te houden, dan een extra teken aan de naam toe te voegen (bijv. _ achter de naam) om het bestand in een platte structuur uniek te houden.

Misschien heb je hier wat aan:

en

Dat principe gebruik ik voor alle mappen en bestanden binnen de map materiaal

Han, leg eens uit? ik heb Stamboom->eigenschappen bij materiaal een eigen map aangemaakt, waar kan je aangeven dat je met submaps wilt gaan werken?
Of moet ik het zo zien dat Aldfaer altijd kijkt in de door mij opgegeven map en de hieronder liggende submappen?
(ik zit met globaal meer dan 10.000 stuks aan materiaal (foto's, aktes ed), welke wel weer netje allemaal onderverdeel zijn in categorieen, die ik weer in Excell in aparte tabbladen bijhoudt.

Peter

Inderdaad.

mvg
Carel

In de map materiaal heb ik al diverse foto`s en documenten staan, nu wil ik een nieuwe mappenstructuur opzetten in de map materiaal.
Maar ik heb gemerkt als je iets wijzigd is de foto of het document bij de persoon weg en moet je het opnieuw koppelen.
Bestandherstel bied volgens mij geen oplossing.
Doe ik hier iets niet goed of is het niet mogelijk om een nieuwe mappenstructuur op te stellen en dat je alles op nieuw moet koppelen.

mrvg Wout

Hallo Wout,

Als je nieuwe mappen aanmaakt 'onder' de in Aldfaer aangegeven materiaalmap en hierna de bestanden verplaatst (naar die nieuwe mappen) is het voldoende om hierna Bestandsherstel te draaien - Aldfaer zoekt dan de afbeelding weer op en herstelt het pad.

Dus geen bestandsnamen veranderen, want dan moet je wel weer opnieuw koppelen.

mvg
Carel.

Hallo Carel.

Ik heb voor de zekerheid een nieuwe map gemaakt in de materiaalmap en het werk zoals je voor stelde.
Hartelijk dank voor het snelle antwoord op mijn vraag.

mvrg Wout.

bedankt voor de tip.
weer een stapje overzichtelijker.
Peter

Beste HenkV

Ik zag je systeem van namen geven aan foto's akte's etc.

Jouw systeem ziet er goed uit. maar kan die ook wat eenvoudinge

bv

ik heb mijn stamboom verdeeld in 4 takken van mijn 4 grootouders A,B,C,D, en de daarbij horende personen

bv voor mezelf
Tim van Luttikhuizen geboorteakte geboren in 1987

A-LUNT-AG-1987.

maar hoe los ik dat dan op met extra info die ik bij bepaalde foto's etc heb. b.v. was toen 10 jaar oud of toen en toengenomen.

mvg, Tim

en wat bedoel je met

bij nr. 2.
3*
3x
3#
dat begrijp ik niet helemaal... de naam is dan toch gewoon 1e 2 letters achternaam + laatste letter achternaam + 1e letter van voornaam?

en met documentnr en vervolgnummer?

stel ik heb een geboorteakte van een Jan Jansen geb. 25-03-1920
En dit zit bij mij in tak A
Dan wordt het toch: A-AG-JANJ-19202503.jpg

of een huwelijksfoto met 2 personen erop: jan jansen geb. 25-03-1920 met truus de vries geb. 26-03-1915 trouwen 06-04-1956 in tak A

A-FT-JANJ-19202503-VRST-1915-26031915-19560604.jpg

maar hoe wordt het mee groepsfoto waar bv 5 personen ofzo opstaan?

Heb jij tips/aanvullingen voor mij?
mvg,

Tim

email:

In Aldfaer , zie de help, kun je bij iedere foto een ondertekst meegeven.

Uw systeem vind ik vrij eenvoudig.
Geef je een bepaalde betekenis of enig verband aan de 4 cijfers, of is het niets meer dan een index per persoon?
mvg,
Jean

Jean,
mijn ervaring is dat je nooit teveel moet inbakken in een index. Het is dus precies wat ik zeg; 4 letters en een doorlopend nummer.
Mijn foto(materiaal) noem ik dus ook nooit "johannes_hendricus_kortekaas_12345.jpg" maar KORT0004.jpg en een tweede KORT0004_2.jpg.
Een geboorteakte zou zijn KORT004_birt_act.jpg en huwelijk KORT0004_marr_act.jpg.

voor de duidelijkheid heb ik KORT0004 groot geschreven maar in werkelijkheid gebruik ik uitsluitend kleine letters.
Alleen in het codeveld staat dus KORT0004

Bij een foutieve achternaam kun je altijd beslissen om e.e.a. zo te laten of alle onderdeeltjes te wijzigen. Ik stel me op het standpunt dat ik het nooit wijzig.

Het materiaal heb ik dus wel in submappen staan.
In de hoofdmap van het materiaal staan alle foto's terwijl de akten allemaal in aparte mappen zitten, per gebeurtenis.

Met veel interesse deze discussie vanaf 2009 tot nu gelezen.
Ik ben tevreden met mijn simpele systeem.
1/Iedere persoon heeft (code) een eigen uniek nummer.
Aangezien ik meer dan 30.000 personen heb is dat een zes cijferig nummer. Er zit niets ingewikkelds achter de nummering. Ik ben begonnen bij 100000 etc.
2/al het materiaal voor een persoon begint ook met datzelfde nummer en staat zonder enige submap in de map materiaal. Achter het nummer kan nog van alles geschreven worden (geb./overl/huw etc).
3/Ik maak (als ik vind dat het nodig) is regelmatig een complete personenlijst. Twee stuks, een op codenummer en een op achternaam. Die converteer ik naar Excel en daardoor heb ik een "tool"waarmee ik alle mogelijke sorteerslagen kan uitvoeren.

Ton Beltzer